Reforma tributária no varejo: o que muda e como se preparar

A reforma tributária no varejo deixou de ser uma discussão sobre o futuro. Os documentos fiscais eletrônicos já contam com campos para os novos tributos e, em janeiro de 2027, começa a cobrança integral da CBS. Para o lojista e para os sales partners que atendem o setor, o momento de revisar sistemas, equipamentos e processos é agora.

Neste guia, você entende o que mudou, quais são os principais impactos da reforma tributária no varejo e que ajustes de TI evitam problemas na virada do ano.

Reforma tributária deixou de ser proposta

Quem pesquisa por “proposta de reforma tributária” ainda encontra muito conteúdo da fase de debate, mas o cenário mudou. IBS e CBS foram criados pela Emenda Constitucional 132/2023 e regulamentados pela Lei Complementar 214/2025. Os dois tributos sobre o consumo substituem ICMS, ISS, PIS, Cofins e parte do IPI, e a transição é gradual.

Prazos da reforma tributária para o varejo

• 2026, adaptação e testes: NF-e e NFC-e já têm os campos de CBS e IBS desde 3 de agosto, com alíquotas de teste de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS. Em 1º de agosto, a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS (CGIBS) flexibilizaram as regras de validação para que as notas não sejam rejeitadas pela ausência desses campos durante a transição. Empresas optantes pelo Simples Nacional não são obrigadas a destacar a CBS em 2026.
• 2027: início da cobrança integral da CBS e período de testes do IBS.
• 2029 a 2032: redução gradual do ICMS e do ISS.
• 2033: previsão de vigência integral do IBS.

A adesão ao novo destaque já é alta. Segundo a Receita Federal, 86% das notas emitidas por empresas obrigadas destacaram a CBS nos 30 dias até 7 de outubro de 2026, e a NFC-e, usada no varejo, registra 81% de adesão entre os emissores. Mas flexibilização não é dispensa: o cronograma segue previsto na Constituição, e quem deixa a adequação para depois chega a 2027 sem tempo de testar.

Um ponto de atenção: nas fontes consultadas, a alíquota que valerá em janeiro de 2027 ainda não estava definida, e as estimativas em circulação não têm caráter oficial. Por isso, os sistemas precisam permitir ajustar a alíquota, sem valores fixos no código. Acompanhe também as mudanças de cronograma, como o adiamento de etapas anunciado pela Receita.

Impactos da reforma tributária no varejo

O varejo sente a mudança primeiro porque opera com margem estreita, alto volume de transações e cadastros extensos de produtos. Os principais impactos são:

• Formação de preço: pela LC 214/2025, IBS e CBS não integram a própria base de cálculo, o que muda a forma de compor o preço na gôndola e no checkout. Veja mais no guia da Central do Varejo.
• Crédito do cliente empresarial: o destaque correto na nota define o crédito que o cliente B2B poderá aproveitar.
• Cadastro de produtos: um cadastro desatualizado pode gerar perda de créditos fiscais legítimos, pagamento duplicado de tributos e risco de autuação, com efeito direto no fluxo de caixa.
• Meios de pagamento: mudanças como o split payment envolvem adquirência, TEF e conciliação.

E ainda há trabalho pela frente: um levantamento da Qive, com 226 milhões de notas fiscais do primeiro semestre de 2026, mostrou que 4 em cada 10 empresas ainda não informavam IBS/CBS. As lacunas na emissão podem afetar o aproveitamento de créditos a partir de 2027.

Checklist de TI para a reforma tributária no varejo

1. Software fiscal, ERP e PDV atualizados

Confirme com o fornecedor do sistema que a versão em uso emite NF-e e NFC-e com os novos campos e permite ajustar a alíquota quando ela for definida. Se a loja está avaliando novas soluções de ponto de venda, vale ler nosso guia sobre soluções para pontos de venda e sobre a infraestrutura de TI no varejo.

2. Cadastro de produtos revisado

Revise NCM, regras de tributação e itens com tratamento diferenciado antes da virada.

3. Equipamentos compatíveis

Impressoras de cupom e de etiquetas, leitores de código de barras, coletores de dados e computadores de PDV precisam rodar a versão atualizada do software fiscal. Equipamentos antigos ou sem suporte do fabricante podem virar gargalo. Aproveite para mapear o parque e planejar a renovação, inclusive de canais como o totem de autoatendimento.

4. Meios de pagamento e TEF

Alinhe com seus provedores como o recolhimento será tratado no fluxo do caixa. Se precisar revisar o cenário, entenda a diferença entre adquirente, subadquirente, bandeira e emissor e conheça a tendência dos terminais de pagamento automático (TPA).

5. Rede, energia e continuidade

Emitir nota depende de conexão estável. Verifique a rede da loja (veja o que muda com o Wi-Fi 7 e quando usar SD-WAN), proteja o PDV com nobreak e defina um plano de contingência. Entenda também a infraestrutura invisível de energia no varejo.

6. Testes e treinamento

Faça emissões de teste em ambiente de homologação e treine operadores de caixa e o time fiscal.

7. Guarda e segurança dos XMLs

Garanta backup, controle de acesso e retenção adequados dos arquivos das notas. Um servidor NAS é uma opção para centralizar cópias, e boas práticas de cibersegurança empresarial protegem esses dados.

Como a ScanSource pode ajudar

A ScanSource distribui tecnologia para automação comercial, pagamentos, redes e infraestrutura e apoia sales partners na modernização de operações de varejo. Se você atende lojistas que precisam atualizar PDV, impressoras, coletores ou meios de pagamento antes de janeiro, fale com nosso time e monte um plano de renovação sob medida. Ainda não é parceiro? Saiba como se tornar! Para ampliar a margem com serviços recorrentes, veja também o conteúdo sobre receita recorrente.

Perguntas frequentes sobre a reforma tributária no varejo

O que muda com a reforma tributária no varejo?

IBS e CBS substituem tributos atuais sobre o consumo e alteram a formação de preço, o destaque na nota fiscal e a apuração de créditos.

A reforma tributária ainda é uma proposta?

Não. Ela foi aprovada pela Emenda Constitucional 132/2023 e regulamentada pela Lei Complementar 214/2025, e está em fase de transição.

O varejo já precisa informar IBS e CBS na nota fiscal?

A NF-e e a NFC-e têm os campos desde 3 de agosto de 2026, mas, durante a transição, as regras de validação foram flexibilizadas e as notas não são rejeitadas pela ausência deles. Empresas do Simples Nacional não são obrigadas a destacar a CBS em 2026. Mesmo assim, adequar os sistemas agora evita problemas em 2027.

Quando a CBS começa a ser cobrada de verdade?

A cobrança integral da CBS começa em 2027.

Preciso trocar meus equipamentos de PDV?

Nem sempre. O essencial é atualizar o software fiscal e garantir a compatibilidade dos equipamentos. Um diagnóstico do parque ajuda a decidir o que atualizar e o que renovar.

Quem deve orientar a adequação tributária?

O contador ou consultor tributário da empresa. Este conteúdo é informativo e não substitui orientação especializada.